Директор Легкое Авто Компании Путевой Лист Намкакой Срок

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

С введением новых реквизитов в 2022 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2022 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2022 года.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Какой срок действия путевого листа

Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

В 2022 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2022 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2022 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2022 года.

  1. Выписать новый путевой лист.
  2. Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:
  • показания одометра;
  • даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
  • даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Из этих разъяснений следует, что путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять на срок, превышающий один день. Главное – проставлять в них показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения из него.

  • тип ТС, его марку и модель, а также марку и модель прицепа (полуприцепа), если он используется (например, легковой автомобиль Kia Cerato, прицеп «Бизнес Экспедиция» легковой);
  • государственный регистрационный номер ТС и прицепа (полуприцепа), если он используется, либо регистрационный и/или инвентарный номер троллейбуса или трамвая;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если законом предусмотрена обязательность проведения таких проверок);
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения

Они проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию ТС. В случае успешного прохождения осмотра в путевом листе проставляется отметка «выпуск на линию разрешен», а также подпись, фамилия и инициалы указанного лица, показания одометра (полные километры пробега) при выезде ТС с парковки (парковочного места), а также при заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня).

В шапке путевого листа следует указать его наименование и тип транспортного средства (например, «Путевой лист легкового автомобиля»), а также порядковый номер в соответствии с внутренней нумерацией документов, установленной в организации или у предпринимателя (п. 11 приказа № 368).

Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителем ЮЛ или ИП, а также заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов (п. 12 Приказа № 368). Если предприниматель совмещает обязанности водителя, даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются им самостоятельно (п. 13 Приказа № 368).

Путевой лист – это первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства (далее – ТС) и водителя в организациях и у предпринимателей, деятельность которых связана с автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Такой вывод следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Устав автомобильного транспорта) и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Если организация не является перевозчиком, то она может выписывать путевые листы сроком от 1 до 30 дней. Это прописано в письме Минфина № 03-03-07/51 от 30.11.12. Если компания занимается перевозками профессионально, то выдаваться водителю путевые листы должны ежедневно, это прописано в постановлении Госкомстата России № 78.

Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2022 № 17, вступивший в силу 26.02.2022, и приказ Минтранса от 07.11.2022 № 476, вступивший в действие с 15.12.2022).

Какой порядок заполнения путевых листов — образец, бланк

  • в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 12, п. 13);
  • если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 14);
  • в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 15);
  • обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16);
  • заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17);
  • с 01.01.2022 года все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок (п.6).

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считал ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

Вас может заинтересовать ::  Как Энергетики Могут Ухнать Кто Конкретно Ворует Электричество В Многоквартирном Доме

Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в бухучете

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ осуществление перевозок граждан, багажа, грузов посредством городского транспорта, в частности на автобусах или трамваях, легковых и грузовых машинах, без оформления такого документа, как путевой лист, не допускается. Эта норма закона касается деятельности субъектов, предоставляющих услуги посредством различных типов транспорта, используемого в рамках российской транспортной системы (п. 1 ст. 1 закона № 259).

На месяц путевой лист мог оформляться до 01.03.2022. В целом путевой лист легкового автомобиля формы 3 на месяц заполнялся так же, как и обычный, но в нем, как правило, возникала необходимость указать конкретный день выезда машины на задание и возврата в гараж.

В бухгалтерском учете на основании путевого листа легкового автомобиля формы 3 осуществляется списание израсходованных ГСМ на затраты. Делается это путем отнесения соответствующих сумм с субсчета 10.3 счета 10 на счет 20 (если перевозки являются основным видом деятельности) или 23 (если перевозки представляют собой деятельность вспомогательного характера). Для списания ГСМ по автомобилям, используемым для нужд администрации, может задействоваться счет 26, а в торговых организациях, осуществляющих доставку товаров покупателю с включением ее стоимости в стоимость проданного товара, — счет 44.

С 01.03.2022 возможность составлять путевой лист на месяц приказом Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152 не предусмотрена. Он составляется строго на смену или рейс. В приказе Минтранса от 11.09.2022 № 368, действующем с 01.01.2022, пункт 9 говорит о том, что путевой лист так же, как и ранее, оформляется на смену или рейс. Возможность оформлять путевой лист на месяц в нем отсутствует.

Если фирма не предоставляет услуг в области транспортных перевозок, но использует в своей работе автомашины, то соответствующие листы могут рассматриваться как первичный документ, с помощью которого бухгалтерия может подтверждать и списывать расходы на ГСМ, учитывая их для уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

В Письме от 04.04.2022 No Д3‑514‑ПГ министерство разъяснило, каким образом понимать внесенные им в Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 No 152, изменения, в том числе в части периодичности оформления путевых листов. Речь идет о новшествах в исполнении Приказа Минтранса РФ от 21.12.2022 No 467, действующих с 01.03.2022. В частности, по новым правилам оформляется путевой лист:

– показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее – парковка);
– дата и время выезда ТС с парковки и его заезда на парковку;
– дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность контроля предусмотрена законодательством РФ);
– дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Таким образом, действующая редакция Приказа Минтранса РФ No 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день и на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. Данное обстоятельство можно расценить как основание для невозможности оформления путевого листа на один день или срок, не превышающий один месяц, как было предусмотрено документом ранее. Однако Минтранс успокоил, что это не так.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом. В связи с этим Приказом Минтранса РФ No 152 не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей. Но в таком случае должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медосмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства.

Риски при неправильном составлении путевого листа

Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — УАТ). Часть 2 ст. 6 УАТ запрещает перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство.

На информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» в январе, апреле 2022 г. доводилась информация, что консультирование граждан по вопросам заполнения путевых листов не входит в компетенцию Роструда, по данному вопросу следует обратиться в Минтранс России. Аналогичное мнение высказывал и Минфин России (письмо от 09.02.2022 N 03-03-06/1/7855).

С другой стороны, высказывалась позиция, что путевые листы составляются с такой частотой, чтобы по ним можно было судить об обоснованности расходов. Если оформление путевого листа на неделю (месяц, квартал) позволяет организовать учет времени работы транспорта и водителя, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью путевой лист может подтверждать расходы при налогообложении прибыли. Смотрите по этому поводу письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, постановления АС Северо-Западного округа от 19.05.2022 N Ф07-2695/17, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N Ф04-3922/13, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А56-10236/2007, ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282.

Для остальных (не транспортных) организаций с 01.01.2013 формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ).

Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (пункт 16.1 Приказа № 152).

Пунктом 29 Правил установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.

Документом, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя, является путевой лист (пункт 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон № 259-ФЗ)).

  • наименование и номер путевого листа — указывается тип транспортного средства (путевой лист легкового автомобиля, например), номер указывает в заголовочной части в хронологическом порядке;
  • сведения о сроке действия путевого листа — дата (число, месяц, год), на которую путевой лист может быть использован, в случае оформления более чем на 1 день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;
  • сведения о собственнике/владельце транспортного средства — организационно-правовая форма, наименование, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
  • сведения о транспортном средстве:
  • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства и прицепа,
  • государственный регистрационный знак транспортного средства и прицепа,
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС,
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку. С 1 марта 2022 года можно не заверять штампами показания одометра, достаточно подписи ответственных лиц,
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Проводить техконтроль должен контролер, соответствующий Профессиональным и квалификационным требованиям к работникам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Однако, не обязательно иметь в штате такого контролера. Указанную функцию можно возложить либо на стороннюю организацию, либо на водителя в порядке совмещения;
  • сведения и водителе:
  • фамилия, имя, отчество водителя,
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Организация может разработать форму данного журнала самостоятельно либо воспользоваться типовой межотраслевой формой 8 «Журнал учета движения путевых листов», утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Начиная с указанной даты, учреждения, использующие для собственных нужд автобусы и грузовики, обязаны проводить предрейсовый и предсменный контроль состояния данных транспортных средств, порядок проведения которых регламентируется Приказом Минтранса РФ от 08.08.2022 № 296 «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств».

Путёвка в рейс

Это незаконно. Рассмотрим тот самый «установленный случай». Статьей 6 Федерального закона («Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта») установлен запрет на перевозку пассажиров и багажа, грузов автобусами, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа.

Вас может заинтересовать ::  Если Долг Сто Двадать Пять Тся Могут Ли Арестовать Дом С Землей

Стоит обратить внимание на срок действия путевого листа. До 1 марта 2022 года его можно было оформлять сразу на месяц. Теперь с этим сложнее. Дело в том, что в требованиях Минтранса РФ указано, что «путевка» выдается на один день, если продолжительность рейса укладывается в этот самый день или за день выполняется несколько рейсов. И только если длительность рейса превышает сутки, путевой лист оформляется перед началом рейса и закрывается по его окончании. Например, водитель грузовика собирается доставить груз из Москвы во Владивосток и приехать обратно. Несмотря на то что в дороге он проведет, допустим, три недели, «путевка» будет одна.

При этом необходимо учесть, что пассажиром становится любой пользователь общественного транспорта или коммерческого рейса. А багажом – вещи пассажира. С грузом тоже все ясно, это специальный материальный объект, принятый для перевозки из одного пункта в другой.

Прежде всего, единой стандартной формы оформления путевых листов не существует. В принципе, каждая организация может сделать свой вариант «путевки». Однако в приказе Минтранса РФ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» перечислены сведения, которые в любом случае должны в них быть. В частности, это наименование и номер документа (путевого листа), срок его действия, данные о собственнике транспортного средства, информация о самом транспортном средстве и, конечно, о водителе.

Необходимость предъявления путевого листа в «установленных случаях» прописана в пункте 2.1.1 ПДД. Большинство инспекторов ДПС знать не знают, что это за установленные случаи, и требуют путевой лист от всех водителей, управляющих «казенными» автомобилями. И если «путевки» нет, тотребуют штраф.

Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств (Письмо Минтранса России от 04.04.2022 N ДЗ-514-ПГ).

При осуществлении перевозок для собственных нужд путевой лист может быть выдан (п. п. 4, 10 Порядка): на один рабочий день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня); на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня).

Следует отметить, под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это означает, что в ситуации, когда работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, кроме самого себя, то есть использует исключительно для передвижения, наличие путевого листа не требуется.

Оформление путевых листов обязательно, в том числе и для организаций, которые не осуществляют коммерческие перевозки (нетранспортные). Единственное исключение, позволяющее не оформлять путевой лист, ситуация, когда работник использует легковой автомобиль организации исключительно для личного перемещения (не перевозит грузы и не перемещает иных лиц) и при этом не работает в должности водителя.

П. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»: запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Образец заполнения путевого листа, применяемого для учета работы легкового автомобиля

Для учета работы служебного автомобиля организация может, например, оформлять документ с названием «Путевой лист легкового автомобиля». Его форму и порядок заполнения она определяет самостоятельно. При этом можно воспользоваться формой путевого листа, ранее обязательного к применению при выполнении автомобильных перевозок пассажиров по соответствующим договорам, и порядком его заполнения (абз. 26 ч. 1 ст. 1, абз. 2 ст. 2, ч. 1 ст. 35 Закона N 278-З; п. 1 Инструкции N 25). Организация может также откорректировать данную форму (порядок) либо разработать такой документ с нуля.

Для правильного отражения расхода топлива организациям нужен документ, содержащий сведения о работе автомобиля. Например, путевой лист. Приведем возможную форму путевого листа, в который организация вносит необходимые ей сведения об эксплуатации легкового автомобиля, используемого для поездок административно-управленческого персонала.

ОДО «Альфа» использует принадлежащий ей легковой автомобиль LADA Vesta SW Cross 1,6i (мощность двигателя 78 kW) г.н. XXXX для поездок административно-управленческого персонала организации, связанных с выполнением трудовых обязанностей (далее — служебный автомобиль).

Для того чтобы списать топливо, нужны документально подтвержденные данные о его расходе. В рассматриваемой ситуации такие сведения отражаются в документе «Путевой лист легкового автомобиля». Расход топлива при его оперативном учете обычно рассчитывается как разность между остатками топлива в баке автомобиля на начало и конец дня плюс количество заправленного топлива. Такие исходные данные для расчета расхода топлива также разумно отразить в путевом листе.

4) сведения о прохождении водителем контроля на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном потреблением наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических или других одурманивающих веществ (далее — приборный контроль).

Формирование путевых листов c 2022 года

В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам №№ 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также по форме № 412-АПК, утв. приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750.

Как было отмечено выше, cведения о перевозке теперь включают информацию о видах сообщения и видах перевозок. По разъяснениям авторов Приказа № 368, при осуществлении перевозок для собственных нужд организации в путевом листе проставляется «для собственных нужд организации».

Если в настройках заполнения документов для транспортного средства не указано значение по умолчанию поля Сведения о перевозке, то значение соответствующего реквизита Путевого листа заполняется по умолчанию как Для собственных нужд организации и может быть изменено пользователем.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование журнала регистрации путевых листов по типовой межотраслевой форме № 8 (унифицированная форма «Журнал учета движения путевых листов» (ф. 0345008), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78). Форма № 8 ориентирована на ведение в бумажном виде. В каждой строке журнала должны проставляться собственноручные подписи: водителя в получении путевого листа, диспетчера, принявшего от водителя путевой лист и документы, бухгалтера, принявшего путевой лист.

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Путевой лист автомобиля: для чего нужно оформлять и в каких случаях

  • ФИО предпринимателя;
  • почтовый адрес, телефон;
  • ОГРНИП.
  1. В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:
  • Тип, марку (до 2022 года не требовалось), модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Показания одометра перед выездом со стоянки и после возврата на нее с подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам.
  • Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
  • Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.
  • ФИО водителя;
  • дату и время проведения предрейсового медицинского осмотра. Мед работник ставит подпись, расшифровку и отметку о допуске водителя к исполнению обязанностей;
  • дату и время проведения послерейсового медосмотра, если водитель перевозит пассажиров или опасные грузы. Также подпись, расшифровку медработника и отметку о прохождении послерейсового медосмотра.
  • по результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • по результатам послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
  • Вид сообщения — городской, пригородный, междугородный, международный. Поле заполняется при перевозке грузов и пассажиров и багажа.
  • Вид перевозки — регулярная, по заказу, перевозка легковым такси. Заполняется только в случае перевозки пассажиров и багажа.

С 2022 года журнал можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для электронного журнала обязательна возможность распечатки. Сведения, вносимые в электронный журнал, должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с ФЗ N 63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г.

Бизнесменов штрафуют за поездки без путевых листов

Путевые листы не нужны, только если сотрудник компании поехал на служебном автомобиле по своим делам: на рыбалку, за грибами или в магазин. Поездка за счёт компании будет считаться доходом сотрудника. Бухгалтерия заплатит с этого дохода налог на доходы физических лиц (письмо Минфина).

Путевой лист оформляет индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручили. Он выписывает документ на каждый автомобиль и заверяет подписью с расшифровкой. Путевой лист нужно оформить до начала рейса, а если водитель за смену делает несколько рейсов — до начала первого.

Организации или индивидуальные предприниматели могут использовать формы путевых листов Минтранса или составить свои. Форму нужно закрепить в учётной политике. Если создаёте свои формы путевых листов, в них нужно вписать обязательные реквизиты — остальное можно добавить от себя.

Пройти проверку ГИБДД. Это касается индивидуальных предпринимателей и компаний, которые перевозят пассажиров и чужие грузы. Они должны иметь путевые листы (ст. 6 закона 59-ФЗ). Если машина зарегистрирована на ИП или компанию, а багажник и салон забиты круассанами, инспектор наверняка поинтересуется, куда везёте, и попросит путевой лист. Но если вы забросили на заднее сидение десяток ромовых баб для кофейни, ему вряд ли удастся вас прижучить. ГИБДД не имеет права спрашивать у вас путевой лист, если вы едете по делам бизнеса на своём или служебном автомобиле, но ничего и никого не перевозите.

Контролировать водителя. Перед и после смены в путевых листах отмечают количество израсходованного топлива и километраж. Водитель не сможет слить топливо и заехать потусить к друзьям вместо работы или «залить» 120 литров бензина в машину с баком 40 литров. Без документов ничего не докажешь, а с путевыми листами водителя легко прижучить.

Вас может заинтересовать ::  Какие Выплаты Положены При Получении Инвалидности В Мвд

служебная цель. В качестве примера можно взять любую организацию: коммерческую, некоммерческую, бюджетную и т.д. Любой объект (движимый, недвижимый) который находится у организации на праве собственности или аренды, рассматривается как объект, который необходим для работы, то есть для служебных дел (целей).

Если компания не является автотранспортной, то она может оформлять путевые листы не на один день, а на более продолжительный период, но не более 1 месяца. Согласно Письму Минфина РФ от 07.04.2006 г. № 03-03-04/1/327 таким образом можно поступать и при оформлении путевого листа на директора, то есть создавать документ на период до месяца.

2. Поскольку Ваша компания не является профессиональным перевозчиком, то формально можно выписывать путевой лист на любой срок, но не более 1 месяца. Однако, могут быть проблемы со стороны налоговиков. Основной аргумент – на более длительный срок путевой лист может быть составлен только в том случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены вне места постоянной стоянки автотранспортного средства. Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03). Но все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ именно при исчислении налога на прибыль. Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто. Этот документ будет свидетельствовать о расходах горючего, которые затем можно списывать в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 и Определение ВАС РФ от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13).

Согласно Постановления Минтруда РФ от 12 мая 2003 г. N 28 «Об утверждении Межотраслевых правил по охране труда на автомобильном транспорте» «…п. 2.3.1.7. Работодатель обязан выпускать на линию технически исправные АТС, что подтверждается подписями в путевом листе работника, ответственного за выпуск АТС на линию, и водителя…».

4) сведения о прохождении водителем контроля на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном потреблением наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических или других одурманивающих веществ (далее — приборный контроль).

Для учета работы служебного автомобиля, контроля за расходованием топлива в организации утвержден и применяется документ с названием «Путевой лист легкового автомобиля». Предусмотрено его заполнение за календарный месяц с детализацией информации в разрезе дней. В документе, в частности, фиксируется информация о времени выезда и возвращении автомобиля, показаниях спидометра, пробеге, движении топлива, исправности автомобиля и допуске водителя к управлению, принятии и сдаче автомобиля водителем. В соответствии с принятым в организации порядком оформления указанного документа при использовании автомобиля для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, в пределах г. Минска в графе «Маршрут следования» указывают «по г. Минску». В организации ведется учет затрат в разрезе каждого структурного подразделения. В этих целях поездки в путевом листе делают отметки о заказчике поездки. В графе «Заказчик» указывают подпись, инициалы и фамилию лица, совершившего поездку, а также структурное подразделение, в котором он работает.

— корректировки данной нормы при определенных условиях эксплуатации. В частности, при поездках по г. Минску норма повышается на 15%, при отрицательной температуре воздуха на момент выпуска автомобиля на линию норма расхода топлива повышается на 5%. При одновременном применении повышений они суммируются.

Расход топлива нормируется. В частности, при налогообложении прибыли в затраты включают стоимость топлива, израсходованного в пределах норм (подп. 1.2-1 ст. 171 НК). Поэтому для контроля расхода топлива наряду с его фактическим расходом целесообразно указывать сведения о расходе топлива по норме, экономии либо перерасходе.

Организация обязана осуществлять контроль за соответствием технического состояния и конструкции принадлежащего ей автомобиля установленным требованиям. Транспортные средства, техническое состояние которых не соответствует установленным требованиям, не допускаются к участию в дорожном движении (абз. 2 ч. 1 ст. 34 Закона N 313-З, п. 208 ПДД). Требование о документальном оформлении результатов контроля технического состояния автомобиля указанные НПА не предъявляют. Однако такие результаты целесообразно зафиксировать. В рассматриваемой ситуации организация предусмотрела соответствующую отметку в документе, служащем для учета работы автомобиля;

Особенности применения путевых листов

Таким образом, о том, что ГСМ было действительно использовано для определённого автомобиля в производственных целях, можно узнать только из путевого листа. При отсутствии этого документа или его неправильном оформлении включать затраты на горючее в состав расходов в целях налогообложения прибыли неправомерно.

Графы “Показания спидометра” и “Показания спидометра при возвращении в гараж” заполняет механик и заверяет их своей подписью. Причём показание спидометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего дня. Разница между показаниями спидометра на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу автомобиля. Кроме того, механик указывает марку горючего, а также отражает поступление и использование ГСМ.

Если организация осуществляет лицензируемые виды перевозок, по строке “лицензионная карточка” делают соответствующую отметку, а также указывают регистрационный номер и серию карточки. Если же автомобиль используется исключительно для управленческих нужд организации, то в этой строке ставится прочерк. На путевом листе должен стоять штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Главное финансовое ведомство теперь также придерживается той точки зрения, что путевой лист “может выписываться с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода”. Иначе говоря, чиновники считают, что не будет считаться нарушением, если организация сможет организовать учёт отработанного водителем времени и израсходованного горючего по путевым листам, оформленным не на каждый день, а на более длительный срок (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77).

Организация использует в производственной деятельности легковой автомобиль (модель ИЖ-2125). Утверждённая организацией для этой модели норма расхода топлива на 100 км составляет 10 л. Автомобилем за день пройдено 250 км. Следовательно, расход топлива по норме равен 25 л (250 км 5 10 л : 100 км).

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2022 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок, — одну или несколько. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия. Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, он обязан подтвердить записи водителя.

На практике сотрудники ГИБДД или служащие других проверяющих органов часто считают, что отсутствие сведений о маршруте является серьезным нарушением, поэтому водители и владельцы компаний привлекаются к ответственности. В этом случае приходится обращаться в суд для оспаривания крупных штрафов. Чтобы избежать таких неприятных ситуаций, рекомендуется непосредственно в тексте документа прописывать, какова конечная точка маршрута.

Дополнительно путевой листок необходим водителю для предъявления сотруднику ГИБДД, так как именно он подтверждает законность перевозки грузов или пассажиров. Он выступает доказательством, что ТС находится в оптимальном состоянии, а также конкретный гражданин является официальным водителем. Если во время проверки обнаружатся ошибки в документе или вовсе выявится отсутствие путевого листа, то водитель будет привлечен к ответственности на основании ст. 12.13 КоАП.

Если компания специализируется на перевозках людей или грузов, то процедура учета автомобилей должна выполняться только по специально утвержденной форме листа. Кто должен выдавать путевые листы водителям? Процесс выполняется исключительно работодателем, который подготавливает и заполняет этот документ. Обычно директор компании издает приказ, с помощью которого назначает ответственное лицо. Именно этот работник фирмы занимается созданием, заполнением и передачей листков водителям.

  • выписывается лист исключительно при использовании автомобиля в рабочих целях;
  • не имеет значения, по какой причине владелец компании пользуется конкретным ТС, поэтому машина может принадлежать фирме на праве собственности или оформляться в аренду;
  • максимальный срок действия документа составляет 30 дней;
  • допускается выписывать его на один день или вовсе на одну поездку.

Если водитель передвигается по дорогам без нужного комплекта документов, к которым относится и путевой листок, то это является существенным нарушением. Он привлекается работниками ГИБДД к административной ответственности, поэтому ему придется уплачивать штраф в размере 500 руб.

Adblock
detector