Подтверждение Подотчетных Сумм С 0107 2022

Заявление на удержание из заработной платы подотчетных сумм

Зачастую работодатели выдают своим работникам определенные суммы денег с целью приобретения для деятельности предприятия тех или иных товарно-материальных ценностей в небольших объемах и, как правило, в магазинах розничной торговли. Так, деньги под отчет могут выдаваться работнику для приобретения, к примеру, канцелярских принадлежностей.

Приказ должен быть издан в срок до одного месяца с момента исполнения поручения, на которое были выделены подотчетные суммы. Пропуск месячного срока лишает работодателя права на взыскание в распорядительном порядке, но оставляет ему право на обращение в суд.

Также под отчет выдаются денежные средства работникам, направляемым в командировку или исполнителям по гражданско-правовым договорам. Деньги могут быть выданы работнику под отчет либо наличными через кассу работодателя, либо путем перечисления на банковскую карту работника.

Предоставляемые работниками отчеты и документы по тратам являются основанием для списания сумм с баланса предприятия. Соответственно, суммы, расход которых не имеет документального подтверждения не могут быть списаны, а это значит, что они должны быть возвращены предприятию.

Для выбытия этих сумм из собственности предприятия работник, написавший заявление на выдачу денег под отчет и получивший эти деньги, должен будет отчитаться перед работодателем на что были потрачены деньги, в каком объеме были потрачены, остались ли неизрасходованные средства, и были ли деньги потрачены обоснованно и по целевому назначению.

Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки

В этом случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).

Материал по теме Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого устанавливается руководителем работодателя. До вступления в силу изменений в п. 6.3 указания 3210-У (введены 30.11.2022 указанием ЦБ № 5587-У) срок сдачи авансового отчета строго ограничивался тремя рабочими днями после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу.

2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 порядка): подписывает РКО главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.

Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».

Материал по теме Учет расчетов с подотчетными лицами Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период. Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:

Как подтверждать подотчетные расходы

После того, как денежные средства потрачены, работник должен предоставить по ним авансовый отчет не позднее, чем через 3 дня, относительно даты, установленной в приказе. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие документы. Следует помнить, что, поскольку в настоящее время широкое распространение получили онлайн – кассы, чек может прийти в электронном виде, но его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если документ утерян или его нет на руках, необходимо приложить к отчету письменные пояснения. В этом случае только директор (в соответствии с установленным внутренним порядком) решает принимать в составе отчета затраты без документов или нет.

Иногда бывает такая ситуация – подотчетное лицо ездит по рабочим делам, а в организации срочно появилась необходимость в том или ином товаре. Зачастую в таких случаях сотрудник тратит на покупку свои личные средства, не возвращаться же специально за деньгами в офис. Он покупает необходимый товар, берет чек или другой документ, подтверждающий факт совершения сделки, а затем, вместе с авансовым отчетом, предоставляет все документы в бухгалтерию компании.

  1. Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
  2. Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
  3. Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
  4. Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету

Если работник часто берет денежные средства под отчет и у него всегда на руках остается определенная сумма, то налоговая инспекция может обязать приравнять такие суммы к доходу работника со всеми вытекающими отсюда последствиями. Решения в пользу налоговиков в таких случаях суды выносят.

Итак, в организации выдаются деньги под отчет. Для начала следует сказать, что за последнее время правила выдачи сильно изменились. Однако одно остается неизменным – механизм работы с подотчетными суммами должен быть прописан во внутренних документах компании.

Документы подотчетных лиц с 1 июля 2022

Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.

Если работник оплатит покупку для организации чужой банковской картой, то вы все равно сможете учесть такие траты в расходах для целей налогообложения. Но для этого понадобится расписка владельца карты о том, что работник вернул ему потраченные с карты деньг Но если вы не хотите сталкиваться с такими сложностями, то прямо пропишите в инструкции запрет оплаты покупок с использованием банковских карт других лиц.

Вас может заинтересовать ::  Может Ли Беременная Сотрудница Восстановиться После Увольнения

На самом деле некоторые изменения в подотчете действуют уже сейчас. А с 1 июля к ним добавятся новые. Смотрите, о чем нужно предупредить работников и на что обращать внимание при приеме документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, чтобы не иметь проблем с подотчетными суммами сейчас и в будущем.

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
  2. Подотчетным лицам разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Отменили 3-дневный срок для авансового отчета, но перед выдачей денег произведите полную сверку взаиморасчетов.
  3. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения.

71 «Расчеты с подотчетными лицами»Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лицаЕсли подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит50 «Касса»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Остаток неиспользованной

6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2022 (указание Банка России от 19.06.2022 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП).

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > > 22 июня 2022 — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Приказ о подотчетных лицах: образец 2022 года

Приказ утверждения списка подотчетных лиц издается работодателем. В данном документе фиксируется перечень работников, которые могут получать деньги под отчет. Выдаваемые деньги используются с целью обеспечения организационных, представительских либо хозяйственных нужд организации.

Компания не обязана оформлять приказ о подотчетных лицах. Фактически, из содержания п. 6.3 Указания Центробанка РФ №3210У от 11.03.2014 года следует, что главным критерием отнесения субъекта к категории подотчетных лиц является статус работника организации. Проще говоря, если человек трудится в организации по трудовому договору, этого вполне достаточно для того, чтобы выступить в качестве подотчетника.

Кроме этого, с 30 ноября 2022 прекратило действовать правило о том, что подотчетник обязан в течение 3 рабочих дней представлять руководству авансовый отчет по расходованию полученных сумм. Теперь компании могут сами устанавливать сроки для подачи отчетности.

Для многих работодателей наиболее приемлемым является именно третий вариант. И объяснение этому самое простое. Если фактически каждый работник может получить аванс для обеспечения конкретных нужд компании, то утверждать приказы со списками всех подчиненных – это лишняя работа и неоправданные траты по времени.

  1. Наименование организации.
  2. Дата составления и дата утверждения документа.
  3. Перечень субъектов, которым могут быть вверены средства, с указанием фамилии, имя, отчества, а также занимаемой должности.
  4. Сведения относительно максимального размера выдаваемых сумм, сроков предоставления отчетов, сроков для возврата неиспользованных сумм.

Как отразить проценты за выгоду пользования подотчетными суммами

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.

Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

Все перечисления должника в виде процентов за использование чужих материальных ценностей отражаются в бухгалтерском учете. Эта норма указана в ст. 15 п. 2 Гражданского Кодекса РФ. В статье рассказано не только про убытки лиц, чьи права были нарушены в результате невыполнения договорных обязательств, но и про упущенную выгоду. К ней относят неполученные доходы, которые пострадавшая сторона могла получить при должном выполнении обязательств контрагента.

  • В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.

Порядок оформления выдачи подотчетных сумм

Во многих случаях удобнее будет оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно и/или одновременно. В этом случае не нужно оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать «общий» приказ о выдаче им наличности.

  1. Либо в учетной политике, либо в ином локальном акте необходимо прописать возможность выдачи в подотчет как наличных, так и безналичных средств.
  2. В заявлении или в приказе руководителя обязательно следует указать способ выдачи денег: в безналичном порядке с расчетного счета организации (указать реквизиты счета) на зарплатную или личную карту сотрудника (указать реквизиты счета, данные карты).
  3. Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств.
Вас может заинтересовать ::  Индивидуальное Жилищное Д Ижд

Недопустимы неточные или обобщенные формулировки. Например, нельзя наложить такую резолюцию: «Впредь выдавать менеджеру Павловой А.Е. подотчетные средства в размере 5 000 рублей без заявлений». Не подойдет и такая формулировка приказа: «Выдавать денежные средства без заявлений, пока сумма подотчетных средств не достигнет 50 000 рублей».

В соответствие со ст. 163 Налогового кодекса налогооблагаемый доход индивидуального предпринимателя относится к доходам, не облагаемым у источника выплаты, т.е. при наличии у предпринимателя вышеперечисленных документов, удержание индивидуального подоходного налога не производится.

  • «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой под отчет 35 000 рублей на 3 рабочих дня для приобретения канцтоваров»;
  • «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой из кассы на хозяйственные нужды 35 000 (Тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек на срок до …».

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году

  • служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
  • приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
  • уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.

Списание подотчетной суммы производится на основании представленного авансового отчета с приложением к нему всех первичных документов. Бухгалтер при получении авансового отчета возвращает работнику отрывную часть бланка, которая является распиской для работника подтверждение принятия в бухгалтерии документа. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. А перерасход по авансовому отчету—выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в установленные сроки или не возвратившие в кассу неиспользованные остатки авансов, орг-ия вправе удержать из заработной платы (ст137 ТК РФ) Однако, согласно Ст138 ТК РФ орг-ия единовременно может удержать не более 20% з/п.

Согласно рассматриваемым новшествам распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько (а не на каждую, как ранее) выдач наличных денег одному или нескольким «подотчетникам» с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.

Уточнено, что прием в кассу юридического лица наличных денег, изъятых из автоматического устройства, также как и сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется по приходному кассовому ордеру 0310001. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, а также для загрузки автоматического устройства, осуществляется по расходному кассовому ордеру.

К сведению: платежеспособной является монета ЦБ РФ, не содержащая признаков подделки, имеющая повреждения механического характера (погнутая, сплющенная, надпиленная, утратившая элементы изображения, имеющая отслоение плакирующего покрытия, отверстия, в том числе затрагивающие основное изображение, забоины, царапины, надрезы и следы удаления металла), виды производственного брака, а также следы воздействия высоких температур и агрессивных сред, которые не препятствуют однозначной идентификации номинала монеты и принадлежности к монете ЦБ РФ, имеющей силу законного средства наличного платежа на территории РФ (Письмо ЦБ РФ от 26.06.2007 № 29-5-3-8/2463).

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

  • выдать деньги подотчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2022 № 29-Р-Р-6/7859);
  • для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
  • выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году

Круг подотчетных лиц заранее определяется приказом руководителя с обязательным указанием, когда и на какой срок необходимо выдавать им финансы. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы или физическое лицо после заключения между двумя сторонами гражданско-правового договора.

Деньги под отчет выдаются только после согласования такого заявления руководством, которое признает обоснованность расходов. Для расчетов используется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». При этом бухгалтер оперирует проводками по выдаче под отчет в зависимости от выбранного способа:

  • реквизиты распоряжения руководителя о командировке;
  • дата выезда и приезда;
  • название пункта назначения (страна, город);
  • сумма авансового платежа (в цифровом и буквенном обозначении);
  • разбивка сумм отдельных статей расходов (проживание, суточные, проезд).
  • Согласно п. 6.3 № 3210-У
  • при выдаче денег подотчет требуется оформить или заявление работника, или приказ (другой распорядительный документ) руководителя. Составлять, как это было ранее, оба документа не нужно.
  • Приказ на выдачу средств можно заполнить сразу на несколько подотчетников с указанием ФИО, сумм и сроков выдачи по каждому из них.
  • Упразднен обязательный 3-дневный срок сдачи авансового отчета – теперь руководители вправе самостоятельно устанавливать срок, в течение которого подотчетное лицо обязано предоставить авансовый отчет, а также подтверждающие документы к нему.
  • Расширены требования к работе с наличностью кассиров – нельзя выдавать грязные или поврежденные наличные деньги; купюры с пятнами, рисунками, надписями, оборванными краями, отверстиями, оторванными углами. Банкноты даже с одним повреждением требуется сдать в банк. При приеме и выдаче наличных кассир должен проверять их платежеспособность (п. 5.1, 6.2 № 3210-У).
  • Отмен максимальный лимит средств к выдаче в подотчет – сколько можно максимально выдать подотчетному лицу, руководитель решает самостоятельно. Сумму он указывает на приказе или заявлении сотрудника. Если работник будет от имени предприятия рассчитываться с контрагентами (ИП или юрлицами), помните об ограничении в 100 000 рублей по отдельной сделке. В этом случае не рекомендуется выдавать подотчетнику больше, чтобы избежать нарушений.
  • Отменена обязанность кассира проверять паспорт получателя средств – требуется только удостовериться, что деньги выдаются тому человеку, кто указан в расчетном документе (кассовом ордере или ведомости). Как именно идентифицировать получателя, решает сам кассир.
  • Исключена обязанность депонирования остатка невыданной зарплаты – теперь не нужно проставлять в ведомости отметку о депонировании. Если зарплата выдана не в полном объеме, средства можно направить на расчеты с другими сотрудниками или оставить в кассе с учетом ее лимита.
  • цель получения подотчетных денег;
  • сумма запрашиваемого подотчета;
  • банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
  • период, на который предоставляются подотчетные деньги;
  • разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
  • подпись подотчетного лица;
  • дата составления.
Вас может заинтересовать ::  Кто Освобожден От Уплаты Госпошлины В Росресте При Госрегистрации Недвижимости

В силу ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Центробанк рекомендовал установить для клиентов — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей максимального размера суммы наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, которая может быть получена с использованием корпоративных карт в течение одного операционного дня (не более 100 тыс. рублей). Следовательно, более значительные расходы подпадут под контроль Центробанка.

Согласно ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами.

Учитывая изложенное, при осуществлении подотчетным лицом наличных денежных расчетов или расчетов с использованием электронных средств платежа, в том числе выплате денежных средств, с субъектом предпринимательской деятельности, физическим лицом, пользователь обязан в момент расчета выдавать (направлять) кассовый чек с признаком расчета «расход», сформированный с применением контрольно-кассовой техники на месте осуществления расчета.

Еще важным документом является письмо Минфина от 21.07.2022 № 09-01-07/46781. В этом разъяснении ведомство говорит о том, что деньги под отчет можно отправить и на зарплатную карту работника. Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Списание подотчетных сумм без оправдательных документов

А в 2011 г. Президиум ВАС РФ иначе высказался относительно правовых последствий ненадлежащей проверки полномочий контрагента, который фактически исключен (отсутствует) в Едином государственном реестре юридических лиц (индивидуальных предпринимателей).
———————————
Постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08.

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы… Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также… Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные…

В соответствии с п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Минфином. На сегодняшний день действует Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя (Письма Минфина России от 15.08.2006 N 03-03-04/1/628, УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).

После проведения хозяйственно — операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель возмещает своим работникам при направлении их в командировки расходы по установленному в данной статье перечню. Нормы трудового законодательства распространяются только на тех лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателями, то есть с которыми заключен трудовой договор. Лица, с которыми трудовой договор не заключен, не могут быть направлены в командировки, и, соответственно, им не могут выдаваться и возмещаться командировочные расходы. Казалось бы, заключили с учащимися трудовой договор на участие в олимпиадах, научных конференциях, и нет никаких проблем в отношении выдачи им из кассы учреждения денежных средств на командировочные расходы. Однако это не так. Нельзя оставить без внимания ст. 268 ТК РФ, которая устанавливает возрастные ограничения для направления работников в командировку. В ней предусмотрен перечень должностей работников, которые направляются в командировки независимо от их возраста, но учащиеся образовательных учреждений в нем не поименованы. Таким образом, учащиеся в возрасте до 18 лет не могут быть направлены в командировку, а следовательно, выступать подотчетными лицами. Если возраст учащегося превышает 18 лет, он может являться подотчетным лицом при наличии заключенного с ним трудового договора.

Основы приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

Если компания пользуется упрощённой системой налогообложения, документацию по доходам и расходам следует выписывать на имя предприятия. Контролёры настаивают, чтобы в актах или накладных присутствовало наименование организации предпринимателя. Пакет кассовой документации в такой ситуации включает в себя ПКО, оформленный получателем суммы.

  • составить и ввести в дальнейший документооборот бланк с пометкой, свидетельствующей о выдаче средств по безналичному расчёту;
  • отметить в положении о расчётах, что деньги отправлены с расчётного счёта на карту;
  • в платеже зафиксировать информацию об отправлении подотчётной суммы;
  • подать работнику заявление для выдачи средств в подотчёт;
  • сохранять сотруднику слипы после оплаты, и прикреплять к отчётам.

Само оформление имеет одинаковый алгоритм во всех случаях, единственное отличие заключается в источнике выдачи денежной суммы. Им является или касса, или расчётный счёт. Пакет документов, предоставляемых в качестве основания, варьируется в зависимости от способа выдачи суммы и статуса предприятия (ИП, ООО и т.д.).

  • при выдаче суммы составляется ордер по форме 0310002;
  • он оформляется на основании заявления;
  • в заявлении должны быть указаны цели, сумма и срок выдачи;
  • формировать приказ каждый раз при необходимости в выдаче;
  • выдавать наличные только при отсутствии других задолженностей.

Если кроме должника для командировки у организации нет других сотрудников, руководитель может выдать новый подотчётный аванс под свою ответственность. Но данные схемы штрафуются налоговыми инспекторами. Руководитель получает штраф в размере 5000 рублей, организация – до 50000 рублей.

Adblock
detector