Как Отразить Возврат Подотчетного Лица За Электронный Билет На Самолет В Бюджетном Учете

Отражаем в учете возврат электронных билетов, ранее приобретенных для сотрудников

Прежде всего хотелось бы отметить, что при возврате неиспользованных проездных документов (билетов) с пассажира взимается сбор, предусмотренный п. 157 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденных приказом МПС России от 26.07.2002 N 30.

Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), а также электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте являются бланками строгой отчетности (п. 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте», п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», письма Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/38, от 27.07.2010 N 03-03-07/25, от 16.08.2010 N 03-03-07/27). Поэтому электронные билеты могут быть учтены в составе денежных документов.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В случае отмены командировки, оформленной приказом руководителя учреждения, расходы, возникшие при приобретении авиабилета и обмене его на ваучер, должны осуществляться за счет учреждения на основании соответствующих оправдательных документов.
Законодательно порядок учета ваучеров, выдаваемых авиакомпаниями взамен неиспользованных авиабилетов в условиях пандемии коронавируса, не определен, учреждению следует разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.
Ваучеры могут быть учтены учреждением в качестве денежных документов с применением счета 201 35, если они предоставлены авиакомпанией не в форме электронного документа.
Однако при приеме в кассу ваучера в качестве денежного документа или при отражении в учете расчетов по авансам с авиакомпанией в случае предоставления ваучера в форме электронного документа вполне обоснованно оформление доверенности от имени сотрудника, на которого оформлен ваучер, на передачу права приобретения билета на основании данного документа иному уполномоченному лицу учреждения. В результате передачи сотрудником права воспользоваться услугами авиакомпании у учреждения подтверждается наличие актива — контролируемого учреждением объекта учета, который возможно использовать в деятельности учреждения.

Обоснование вывода:
Из положений действующего законодательства следует, что работник направляется в служебную командировку по инициативе работодателя и в его интересах. Следовательно, любые расходы, обоснованно осуществленные работником в ходе выполнения служебного задания, производятся именно в интересах работодателя, а не работника (смотрите решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04). Такие расходы не могут оплачиваться за счет средств работников, так как они осуществлялись на основании соответствующих решений работодателя. Работодатель обязан их возместить.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками сотрудников учреждения, устанавливаются на уровне публично-правового образования (ст. 168 ТК РФ). В то же время положениями Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729, регламентирующего порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, не предусмотрено каких-либо особенностей возмещения командировочных расходов в случаях, когда командировка отменена работодателем.
Как правило, в случае переноса (отмены) командировки, оформленного приказом руководителя учреждения, расходы сотрудника, возникшие при приобретении и последующем возврате билетов, должны осуществляться за счет учреждения на основании авансового отчета и соответствующих оправдательных документов. При этом детальный порядок документального оформления указанных расходов в целях принятия их к бухгалтерскому учету может быть определен в рамках учетной политики учреждения.
В условиях пандемии коронавируса авиакомпании в целях сохранения финансовой устойчивости вместо возврата денежных средств за несостоявшиеся рейсы оформляют ваучеры. Ваучер выдается вместо неиспользованного проездного документа и дает право его держателю оформить другой авиабилет на ту же сумму. Помимо стоимости билета ваучер может содержать и иные финансовые параметры, такие как скидки и бонусы.
В рассматриваемой ситуации командировка не состоялась по причине отмены мероприятия в связи со сложной эпидемиологической ситуацией, то есть не по вине сотрудника. То есть возврат билета, включая все его финансовые последствия, был произведен с разрешения и ведома работодателя. Следовательно, расходы сотрудника должны быть возмещены работодателем. Если расходы на приобретение билета были осуществлены за счет выданных подотчетных сумм, у сотрудника нет обязанности по возврату стоимости неиспользованных билетов, обмененных на ваучер.
Действующее законодательство не содержит прямых указаний по порядку учета ваучеров авиакомпаний. Одним из возможных вариантов учета ваучера авиакомпании представляется его включение в состав денежных документов. Согласно п. 169 Инструкции N 157н на счете 201 35 «Денежные документы» учитываются различные денежные документы, например, оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и т.д. Денежный документ удостоверяет право его владельца на получение определенных товаров, работ, услуг в установленной таким документом сумме. Данный перечень является открытым, соответственно, его можно продолжить в случае, если рассматриваемый документ несет в себе аналогичные свойства.
По своей экономической сути ваучер схож с документами, учитываемыми на счете 201 35 «Денежные документы», поскольку имеет номинал и является документом, удостоверяющим право держателя ваучера на приобретение авиабилета. Кроме того, с учетом планируемых изменений в Инструкции N 157н предусмотрено появление прямого указания на то, что проездные документы, кроме электронных, следует учитывать в числе денежных документов на счете 201 35 и хранить в кассе. Поскольку ваучер по существу относится к документу, гарантирующему приобретение проездного билета, имеет эквивалентную проездному билету стоимость, такой ваучер можно отнести к денежным документам и осуществлять его учет в общем порядке, предусмотренном п.п. 170-172 Инструкции N 157н, в кассе учреждения.
Вместе с тем при принятии решения учреждением об учете ваучера авиакомпании в составе денежных документов необходимо принять во внимание формат оформления ваучера. Ваучер, как и проездной документ, может быть оформлен авиакомпанией в виде электронного документа. В этом случае утрачивается его уникальность, электронный ваучер можно размножить неограниченное число раз и воспользоваться любым экземпляром. Соответственно, если ваучер предоставлен в виде электронного документа, его учет в составе денежных документов не осуществляется. Стоимость оплаченных электронных билетов целесообразно учитывать в качестве задолженности авиакомпании по оказанию услуг перевозки в составе выданных авансов на счете 206 22 «Расчеты по авансам по транспортным услугам».
Как понятно из вопроса, в рассматриваемом случае сотрудники приобретали билеты самостоятельно за счет подотчетных средств. Соответственно, ваучер авиакомпанией выдается на имя покупателя билета, то есть документ именной. Поскольку документ оформлен на физическое лицо, у учреждения нет определенности в том, что ваучер будет использован сотрудником в дальнейшем по назначению. Должностными лицами учреждения должна быть проведена классификация рассматриваемых документов в качестве актива (п. 36 Стандарта «Концептуальные основы»).
В случае если в соответствии с профессиональным суждением уполномоченных лиц ваучер будет признан активом, то такой объект учета следует отразить на балансовом учете учреждения. При приеме в кассу ваучера в качестве денежного документа или при отражении в учете расчетов по авансам с авиакомпанией в случае предоставления ваучера в форме электронного документа вполне обоснованно оформление доверенности от имени сотрудника, на которого оформлен ваучер, на передачу права приобретения билета на основании данного документа иному уполномоченному лицу учреждения. В результате передачи сотрудником права воспользоваться услугами авиакомпании у учреждения подтверждается наличие актива — контролируемого учреждением объекта учета, который возможно использовать в деятельности учреждения.
Если должностные лица выражают сомнение в отнесении ваучера к активам учреждения, например, условиями авиакомпании не предусмотрена возможность передачи ваучера другому лицу, учреждение в силу п. 332 Инструкции N 157н может предусмотреть специальный забалансовый счет в целях внутреннего контроля для учета ваучера авиакомпании по его фактической стоимости до тех пор, пока сотрудник не использует его по назначению или не уволится. Кроме того, учет оформленного в электронной форме ваучера также возможно осуществлять на дополнительно введенном забалансовом счете (п. 1 Инструкции N 157н).
В условиях отсутствия в законодательстве порядка учета ваучеров авиакомпаний учреждению необходимо самостоятельно разработать порядок учета указанных документов и закрепить его в учетной политике.

Вас может заинтересовать ::  Как Расчитывается Отопление Подъезда

Кроме того, при получении электронного билета от поставщика и выдаче билета работнику расчеты с поставщиком уже закрыты, а вот списать стоимость проезда в расходы еще нельзя, поскольку билет не использован. Следовательно, документ, выданный работнику, необходимо отразить в учете. Оптимальным вариантом представляется применение счета 201 35. Этот способ является традиционным и не должен вызвать нареканий со стороны контролирующих органов.

Документы, которые являются эквивалентом стоимости нефинансовых активов (работ, услуг), как правило, учитываются как денежные документы на счете 201 35 (п. 169 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н). Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001, 0310002) с записью «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).

Как правило, обязательства агентства считаются выполненными уже после доставки в учреждение документов (маршрут/квитанций электронных билетов, квитанций и т. п.). Дополнительным подтверждением может служить, например, двусторонний акт оказания услуг. Следовательно, при наличии перечисленных документов стоимость услуг агентства списывается на финансовый результат или учитывается при формировании себестоимости продукции (работ, услуг).

По возвращении из командировки сотрудник должен подтвердить факт оказания ему услуг по перевозке, проще говоря, предъявить посадочный талон, выдаваемый пассажиру при регистрации на рейс (п. 84 Федеральных авиационных правил, утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82, письмо Минфина России от 26.04.2012 № 03-03-04/1).

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.

Вас может заинтересовать ::  Льготы Реабилитированным Женщине По Истечению По Возрасту Более 50 Лет

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

Каким образом отразить сумму по неиспользованному билету, в том числе сумму НДС, в бухгалтерском и налоговом учете? Необходимо ли удержать НДФЛ с подотчетного лица

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, могут быть учтены налогоплательщиками в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как отмечается в письме Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884, перечень командировочных расходов, предусмотренный указанной нормой, является закрытым.

Расходами организации согласно п. 2 ПБУ 10/99 признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Электронный билет в практике расчетов с подотчетными лицами

— наименование и (или) код перевозчика; номер, дата и время отправления рейса; наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса; тариф; эквивалент тарифа (если применяется); итоговая стоимость перевозки; форма оплаты; сборы (если применяются); наименование и (или) код класса бронирования; код статуса бронирования; дата оформления; наименование агентства/перевозчика, оформившего билет; норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению); уникальный номер электронного билета.

К примеру, сейчас существует довольно распространенная проблема с пересылкой билетов приглашенных специалистов — если мы приглашаем специалиста для чтения лекций из другого города или страны с обязательством оплатить проезд к месту преподавания и обратно, то вынуждены копировать его обратный билет и просить выслать по возвращении из поездки использованный проездной документ. С внедрением электронных билетов можно установить, что приглашенный специалист распечатывает маршрут-квитанцию в двух экземплярах (один — для принимающей стороны), к оплате принимает посадочный талон по проезду к месту проведения занятий и кассовый чек, подтверждающий оплату проезда, избежав тем самым возможной утери документов при пересылке или простой забывчивости.

По мнению Минфина России, изложенному в Письме от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616, сбор за возврат билета является санкцией за нарушение договорных обязательств и, следовательно, не признается расходом организации, применяющей УСН, поскольку такой вид расходов не предусмотрен п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

При возврате авиабилета не позднее чем за 24 часа до отправки (если установленными перевозчиком правилами воздушных перевозок не определен льготный срок) уплаченная за воздушную перевозку сумма возвращается. При возврате позднее установленного срока пассажир имеет право получить обратно уплаченную за воздушную перевозку сумму с удержанием сбора, размер которого не может превышать 25% суммы, уплаченной за воздушную перевозку (п. п. 97, 98, 100 Правил формирования и применения тарифов на регулярные воздушные перевозки пассажиров и багажа, взимания сборов в области гражданской авиации, утвержденных Приказом Минтранса России от 25.09.2008 N 155, ст. 108 Воздушного кодекса РФ).

Однако на практике авиакомпании, нарушая нормы законодательства, взимают штрафы за возврат билетов независимо от даты возврата. Так, например, Татарской транспортной прокуратурой направлен протест на отмену незаконных приказов генерального директора авиакомпании «Татарстан» о взыскании штрафов во всех случаях возврата билетов пассажирами независимо от времени их возврата.

Вас может заинтересовать ::  Как Составить Исковое Заявление, Если Ответчик Уже Выплачивает Алименты

Одной из важных гарантий прав пассажира является возможность его отказа от поездки, то есть отказа от исполнения заключенного договора. Пассажир, купивший билет, вправе в любое время по своему усмотрению отказаться от договора перевозки пассажира, что равносильно одностороннему расторжению договора. Действующим законодательством определены правовые последствия такого одностороннего прекращения обязательств по договору перевозки пассажира.

Как отразить в учете неустойку за возврат авиабилете в связи с изменением срока командировки

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, приобретенный авиабилет установленной формы учитывается как денежный документ на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы» (в сумме фактических затрат на его приобретение).

Сумма неустойки, взысканная при возврате авиабилета, учитывается в составе прочих расходов в качестве штрафной санкции за нарушение условий договора (п. п. 11, 14.2 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Учитываем комиссию, удержанную за возврат билета на проезд

Для участия в семинаре работнику учреждения выдали под отчет денежные средства на оплату проезда в командировку. Работник произвел расходы на приобретение билетов, однако организатором семинар был отменен. При возврате билета перевозчику с их стоимости был удержана комиссия за добровольный возврат билетов. Как в бухгалтерском учете государственного бюджетного учреждения отразятся операции по возврату билета, со стоимости которого был удержан такой сбор?

  • перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а в случае сдачи пассажиром багажа также доставить багаж в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение багажа лицу;
  • пассажир обязуется уплатить установленную плату за проезд, а при сдаче багажа и за его провоз.

Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8250 руб., в т.ч. НДС 750 руб. Также уплачен сервисный сбор в сумме 590 руб., в т.ч. НДС 90 руб.

В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, приобретенный авиабилет установленной формы учитывается как денежный документ на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы» (в сумме фактических затрат на его приобретение).

Сумма неустойки, взысканная при возврате авиабилета, учитывается в составе прочих расходов в качестве штрафной санкции за нарушение условий договора (п. п. 11, 14.2 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).

  • дата приобретения билета;
  • дата поездки, на которую приобретен билет;
  • номер билета;
  • тип транспортного средства;
  • номер рейса, время, место, класс билета;
  • стоимость билета;
  • сумма НДС (если имеется);
  • сумма комиссионных и страховых платежей;
  • иные данные, имеющие существенное значение (фамилия работника, на которую приобретен билет; количество миль, которые начислены перевозчиком; накопленная сумма дисконта и т. п.).

Учет денежных документов в «1С: Бухгалтерии 8»

Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

Перечисление денежных средств на личный счет сотрудника, подтвержденное выпиской банка, отражается документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. В поле Получатель указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица.