Как Правильно Оформить В Авансовом Отчете Обмен Билета

Все, что бухгалтеру надо знать про учет электронных билетов на поезд и самолет

Билет, по сути, выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это в равной степени справедливо в отношении как бумажного, так и электронного документа. Преимущества электронных билетов по достоинству оценили большинство пассажиров. Ведь не нужно выстаивать очереди в железнодорожные или авиакассы, достаточно зайти на сайт (они сейчас есть и практически у всех авиакомпаний, и у РЖД) и приобрести билет, оплатив его банковской картой. Бумажный билет в таком случае не оформляется, при входе в вагон или во время регистрации на самолет надо только предъявить паспорт, данные которого представитель перевозчика сверяет с данными, содержащимися в списке пассажиров. Между тем для учета налоговых последствий приобретения электронных проездных документов бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы. О них мы поговорим в рамках этой статьи.

При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон, являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Этот купон (подчеркнем, именно купон, являющийся частью электронного билета) в соответствии с п. 2 Приказа № 322 признается документом строгой отчетности, то есть БСО.

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:

Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.

Новый порядок учета билетов и ваучеров на проезд авиа- и железнодорожным транспортом

Обратите внимание: билеты, приобретенные сотрудником или иным лицом, расходы на приобретение которых подлежат возмещению в соответствии с законом, не учитываются в составе денежных документов и не сдаются в кассу учреждения. Например, при направлении сотрудника в служебную командировку билеты, как правило, приобретаются от имени физического лица и стоимость произведенных им расходов возмещается сотруднику в соответствии с трудовым законодательством. В случае выдачи денежных средств авансом до момента подтверждения сотрудником факта использования приобретенного билета за сотрудником – подотчетным лицом отражается задолженность на счете 208 26 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг». При предоставлении подотчетным лицом Авансового отчета (ф. 0504505) или Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением документов, подтверждающих факт оказания услуг по перевозке в учреждении признаются командировочные расходы и производится окончательный расчет с сотрудником

Затруднения вызывала возможность применения счета 201 35 для отражения в учете проездных документов, оформленных как типографским способом, так и в электронном виде. Прямая норма новой редакции Инструкции № 157н устраняет все неясности – билеты для проезда железнодорожным и авиационным транспортом отражаются в составе денежных документов только если они оформлены на бумажном носителе.

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.
Вас может заинтересовать ::  Как Отразить Возврат Ж/Д Билета В Авансовом Отчете И Ндс Со Сбора

Заполните обратную сторону авансового отчета: впишите номер, дату и название каждого документа, которые подтвердят расход. Также укажите сумму расхода и бухгалтерские проводки по дебету счетов и субсчетов. Посчитайте итоговую сумму расхода по документам. Затем ознакомьте сотрудника с авансовым отчетом под роспись.

Впишите в бланк сумму, которую выдали сотруднику, посчитайте расход средств по документам: билеты, чеки, счета и квитанции. Если сотрудник потратил меньше средств, чем ему выдали, укажите сумму остатка. Если сотрудник потратил больше, внесите разницу в графу перерасхода.

Авансовый отчет по командировке

Если от выданных авансом средств есть остаток, командированный должен сдать их в бухгалтерию. Если же он потратил больше, чем предполагалось (при условии, что траты были обоснованы и согласованы), то сумму перерасхода ему компенсируют — например, начисляют со следующей выплатой зарплаты.

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы, прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек, а если у владельца нет кассовой машины, то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью. Если командированный снимал частную квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки проживания и сумма оплаты.

Авансовый отчет: авиабилеты

В планировании деловых поездок и их организации всегда задействовано несколько лиц компании. Такая поездка начинается с выдачи денежных средств командированному сотруднику на выполнение в ходе неё поставленных задач, а заканчивается подготовкой отчетной документации по этим средствам.

Обратите внимание, что при утере электронного билета его с легкостью можно распечатать повторно, а вот посадочный талон будет необходимо заменить справкой, которую по запросу выдает авиа-перевозчик. Без этой справки принять к налоговому вычету покупку билетов в авансовом отчете невозможно.

  • билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
  • подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
  • документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
  • страховые полисы на поездку;
  • документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
  • документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

Вас может заинтересовать ::  Как Отобрать Машину У Приставов

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

Учет электронных проездных билетов в «1С: Бухгалтерии 8»

Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.

Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).

Как учитывать электронные проездные билеты в 1С: Бухгалтерии 8

Если пользователь не использует выгрузку билетов из Smartway, то он сам вносит в программу информацию по билетам, которые куплены у разных контрагентов. Кроме того, имеется возможность фиксировать любые действия с электронными билетами, например, доплату, обмен или возврат.

При заполнении авансового отчета с указанием вида «Закупка, расходы» затраты на проезд указываются в закладке «Билеты». В предыдущих версиях программы 1С эту закладку можно было использовать только в том случае, если была настроена интеграция с Smartway. При нажатии кнопки «Заполнить» авансовый отчет автоматически заполняется информацией по билетам в соответствии с выбранным сотрудником и периодом поездки.

Бухгалтерский и налоговый учет авиабилетов (проводки)

Ошибкой является отнесение цены перелета на затраты в момент его покупки или выдачи. В состав затрат стоимость авиаперелета можно включить только когда командировка состоялась и сотрудник представил авансовый отчет. Приобретение билета не доказывает факт уменьшения экономической выгоды, поездка может, и не состоятся и билет придется возвращать с определенными денежными потерями.

Сервисный (комиссионный) сбор фирмы-посредника, не включенный в тариф на перевозку, признается для целей исчисления налога на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 3 п.1 ст.264 НК РФ). Сумма сбора списывается в расходы не после окончания командировки, а в момент покупки билета.

Как в авансовом отчете отразить расходы на проезд

В заявлении о получении подотчетных сумм отсутствуют требования к его содержанию (к указанию суммы получаемых наличных денег, срока, на который они выдаются, подписи руководителя и даты). Форма такого заявления не установлена, но и упоминание о его произвольной форме исключено.

Приказ может оформляться как на каждую выдачу, так и на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.

Вас может заинтересовать ::  Какие Средства Реабилитации Положены Инвалиду 1 Группы При Деменции

Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).

21.09.2022
Работнику, направленному в командировку, организация обязана компенсировать расходы на проезд (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
При этом работодатель может как выдать работнику деньги на приобретение билетов, так и самостоятельно купить ему билеты. Стоимость приобретенных авиабилетов отражается в составе денежных документов на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы», в сумме фактических затрат на их приобретение (Инструкция, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Поэтому приобретение авиабилета отражается проводками:
Дт 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками – Кт 51″Расчетные счета» – перечислена оплата за билет организации-продавцу;
Дт 50.3 «Денежные документы» – Кт 60 – принят к учету приобретенный билет.
Порядок отражения в учете операций по выдаче работникам приобретенных билетов нормативно не закреплен. Организация самостоятельно должна определить такой порядок в локальных нормативных актах (п. 7.1 ПБУ 1/2008).
Расходы на приобретение авиабилета относятся к расходам, возникающим у организации в рамках ее трудовых отношений с работниками. Такие расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, к которому относятся (п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).
Если авиабилет возвращается поставщику, в бухучете следует сделать проводки:
Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Кт 50.03 «Денежные документы» – билет возвращен продавцу;
Дт 51″Расчетные счета» – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – продавец перечислил стоимость возвращенного билета;
Дт 91.2 «Прочие расходы» – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – учтена в составе прочих расходов разница между стоимостью сданного билета (без НДС) и полученной при возврате билета суммой.
При обмене билета на другой билет в учете делаются следующие проводки:
Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Кт 50.03 «Денежные документы» – билет возвращен продавцу для последующего обмена;
Дт 50.3″Денежные документы» – Кт 60 – принят к учету новый билет;
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт 50.3″Денежные документы» – авиабилет выдан сотруднику для поездки;
Дт 20 (26, 44 и др.) – Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – стоимость билета учтена в расходах.

Как Правильно Оформить В Авансовом Отчете Обмен Билета

  • Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
  • Авансовый отчет по командировке — предназначен только для упрощенного учета, вариант для отражения только командировочных расходов, или, если к базе 1С:Бухгалтерия подключен сервис Smartway.

Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции, такие как обмен или возврат, также автоматически отражаются в учете. При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Adblock
detector