Как Оформлять Подотчет С 01072022
Содержание
- 1 Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
- 2 Выдача Под Отчет С 01072022
- 3 Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа
- 4 Как Оформлять Подотчет С 01072022
- 5 Деньги ООО: как выдать под отчёт
- 6 Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
- 7 Приказ о выдаче подотчетных сумм
- 8 ЦБ РФ разъясняет, как следует оформлять платежки при выдаче средств подотчет
- 9 Как правильно написать в платежном поручении выдача в подотчет
- 10 Как списать подотчетные денежные средства
- 11 Как оформить авансовый отчет без подтверждающих документов
Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.
С 1 июля 2022 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.
Выдача Под Отчет С 01072022
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа
- Ф.И.О. лица;
- регистрационный номер документа;
- сумма наличных денег;
- срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
- подпись директора и дата.
Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Как Оформлять Подотчет С 01072022
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Учреждения, перешедшие на электронный документооборот, формировать Авансовый отчет (ф. 0504505) не должны. Относительно конкретной ситуации с 2022 года учреждение должно оформлять Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
Обоснование вывода:
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ обязывает организации бюджетной сферы оформлять первичные документы по формам, утвержденным в соответствии с бюджетным законодательством. Для этих целей приказом Минфина России от 30.03.2022 N 52н (далее — Приказ N 52н) утверждены перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
В 2022 году приказом Минфина России от 15.06.2022 N 103н были внесены поправки в перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом N 52н. Необходимость таких корректировок обусловлена проводимой централизацией бюджетного (бухгалтерского) учета и переходом к электронному документообороту. Серьезные нововведения появились как в порядке оформления первичных документов и регистров, так и в организации документооборота. Это и новые формы электронных первичных документов, и изменения в порядке оформления и применения уже привычных форм, и долгожданная возможность применения скан-копий «первички» как основания для учета операций, и новые правила подписания документов ЭЦП.
Правила формирования и применения электронных первичных учетных документов подробно изложены в новом разделе Методических рекомендаций. Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), то необходимо отметить, что он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505). Однако это не означает, что учреждения, которые перешли на электронный документооборот, могут использовать в своей деятельности обе формы. Применяться будут формы отчета по подотчетным суммам в следующем порядке:
— Авансовый отчет (ф. 0504505) — оформляется только на бумаге;
— Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) — оформляется только в электронном виде.
В обязательном порядке работать с новыми электронными документами должны учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных п. 6 ст. 264.1 БК РФ.
На федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центров бюджетного (бухгалтерского) учета. В отношении рассматриваемой в вопросе ситуации таким документом является Концепция централизации бухгалтерского (бюджетного) учета центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, утвержденная распоряжением Правительства Московской области от 16.12.2022 N 421-РП/46 (далее — Концепция N 421-РП/46). В разделе IV Концепции N 421-РП/46 установлено, что оформление первичных учетных документов, передача их скан-копий в централизованную бухгалтерию осуществляются с использованием межведомственной системы электронного документооборота.
Вышеуказанные учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2022 года.
Таким образом, учреждения, перешедшие на электронный документооборот (как в конкретном случае), формировать Авансовый отчет (ф. 0504505) не должны.
Деньги ООО: как выдать под отчёт
- Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
- Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
- Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.
К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.
Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).
Приказ о выдаче подотчетных сумм
В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.
На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.
ЦБ РФ разъясняет, как следует оформлять платежки при выдаче средств подотчет
В письме Центрального Банка от 10.07.20 № 45-1-2-ОЭ/10700, содержится информация о том, что при зачислении на расчетный счет средств выдаваемых подотчетному лицу в счет предстоящих расходов и платежей либо в счет компенсации данному работнику перерасходованных денежных сумм по авансовым отчетам нет необходимости проставлять в платежке код вида дохода.
На основе вышеизложенного ЦБ РФ заявил о том, что при перечислении работнику подотчетных денег или зачислении перерасходованной суммы по авансовым отчетам данный реквизит ставить не нужно, исключая те случаи, когда переведенные деньги являются выплатой компенсации либо прочими зачислениями, если применительно к ним существуют ограничения.
Организации, готовые спорить с налоговиками в суде, могут использовать аргументы Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07. В нем указано, что если при реализации в розницу продавец выдал покупателю чек ККТ установленной формы, он выполнил обязательства по выставлению счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). А значит, чек может заменить счет-фактуру в целях расчета НДС.
Денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские «зарплатные» карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных (Письмо Минфина РФ от 21.07.2022 N 09-01-07/46781):
- с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
- с командировочными расходами;
- с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.
Как правильно написать в платежном поручении выдача в подотчет
В поле «Назначение платежа» следует конкретизировать, с какой именно целью деньги перечисляются сотруднику. Формулировка может содержать ссылку на авансовый отчет, приказ руководителя. Обязательно нужно уточнить, что физлицу переводятся именно подотчетные деньги, чтобы платеж не был расценен как зарплата. Примеры записей:
Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.
В учетной политике организации, в локальных нормативных актах (если такие используются) должен быть утвержден порядок взаиморасчетов с подотчетными лицами. Это порядок сопровождается оформлением ряда документов, к которым надо внимательно относиться, чтобы:
У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.
Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру (смотрите письмо ФНС от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).
- отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
- когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
- отсутствует дата составления;
- не заполнены графы «количество», «цена товара»;
- отсутствует подпись продавца.
Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.
Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2022 № 02-07-10/72408).
4.4. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Как списать подотчетные денежные средства
Из лайфхаках используемых сегодня отмечу, что предприниматели, применяющие ПСН, УСН, ЕСХН и ЕНВД, и при этом не осуществляющие торговлю подакцизными товарами, могут не указывать на кассовом чеке и бланке строгой отчетности наименования товара (работы, услуги) и их количество до 1 февраля 2022 года (Письмо МинФина 03-01-15/37032 от 14.07.17г.).
При беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах. А это облагается НДФЛ по повышенной ставке — 35%. Чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. При этом у предприятия возникнет налогооблагаемый доход.
Как оформить авансовый отчет без подтверждающих документов
Однако с 2013 года были внесены изменения в нормативные документы, где было отменено обязательное применение унифицированной формы АО-1. На сегодняшний день многие организации продолжают использовать старый бланк для оформления документа «Авансовый отчет», где заполняются две стороны печатной формы: титульная сторона и оборотная сторона.
Когда выдаются деньги подотчетному лицу, то по бухгалтерскому учету формируется проводка по дебету счета 71 и корреспондируется со счетами учета ДДС. А при отражении авансового отчета формируется проводка по кредиту счета 71 и корреспондируется со счетами затрат или счетами учета по приобретенным ценностям.
Чтобы выдать наличные или безналичные денежные средства подотчетному лицу, необходимо оформить документ «Расходный кассовый ордер» (Дт 71.01 – Кт 50.01) или документ «Списание безналичных ДС» (Дт 71.01 – Кт 51) с обязательным выбором вида операции «Выдача подотчетнику», и эти денежные средства могут быть потрачены на любые цели.
